Entenda agora como fazer controle de custos corretamente

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Independentemente da situação política e financeira que o país vive, a empresa que deseja garantir sua permanência no mercado precisa fazer um controle de custos e encontrar alguma maneira de utilizar seus recursos racionalmente.

Com crise ou não, a gestão eficiente desse aspecto pode ser a diferença entre o lucro e a estagnação. Isso sem falar que é só a partir de então que as organizações conseguirão investir em aprimoramentos e inovações.

Em resumo, pode-se afirmar que a falta de planejamento no que se refere ao controle de custos dificilmente fará de um negócio um sucesso. Sempre existem as exceções, mas, nesse caso (acredite!), elas são poucas.

E foi pensando exatamente nisso que elaboramos o artigo de hoje. Mostraremos algumas dicas que certamente o ajudarão a fazer um controle de custos da forma correta. Continue a leitura e confira!

Qual a importância de se fazer o controle de custos?

Antes de qualquer coisa, é preciso compreender a importância do controle de custos para a companhia. A primeira observação a se fazer é que tal atribuição é parte essencial no que diz respeito à construção das operações comerciais.

Presente na criação de serviços ou produtos, na gestão e na manutenção das atividades do negócio, quando realizado corretamente, o controle de custos contribuirá para o desenvolvimento de cada uma das etapas de determinada tarefa.

Além disso, não se pode esquecer sua enorme influência para o bom entendimento dos processos. Por exigir uma profunda análise acerca das demandas e particularidades operacionais, é natural que se obtenha uma maior clareza naquilo que tange os procedimentos internos da companhia.

E é exatamente por esse motivo que você deve fazer um controle de custos eficiente. Ao obter tal ganho de conhecimento, diversas oportunidades para a otimização dos trabalhos se abrirão.

Nesse sentido, vale repetir a questão das “inovações” que citamos no início do conteúdo. Basicamente, elas se tornam mais viáveis pelo fato que acabamos de mencionar: a clareza e o ganho de conhecimento em relação aos processos internos.

Como proceder?

Agora que você já sabe qual a importância do controle de custos, mostraremos como fazer um bom trabalho. Veja nossas dicas a seguir:

Defina quais são os custos essenciais

Tudo começa com a definição dos custos essenciais. Eles devem ser divididos em dois grupos principais: fixos e variáveis.

Custos fixos

  • manutenções do imóvel (seja próprio ou alugado);
  • mão de obra (salários, benefícios como vale-transporte e vale-alimentação, encargos trabalhistas);
  • pró-labores (salários designados ao sócios empreendedores).

Em alguns casos, as atividades logísticas estarão inclusas nos custos fixos. Isso ocorre quando elas se repetem mensalmente por um longo período, mesmo com oscilações nas vendas.

Custos variáveis

  • impostos (variam de acordo com o volume de faturamento);
  • matérias-primas (insumos utilizados na composição dos produtos);
  • comissões (quando a empresa remunera seus vendedores com uma porcentagem das vendas);
  • transporte (depende do número de entregas).

Além desses pontos, as despesas com água e luz também podem ser incluídas. Em suma, os custos variáveis são aqueles que oscilam mês a mês e podem ou não estar presentes. Tudo dependerá das demandas do negócio.

Uma vez que se conhece, a fundo, quais são os custos fixos e variáveis, é hora de avaliá-los e determinar o que deve ser mantido ou alterado (reduções ou eliminações).

Utilize softwares de controle

Tão importante quanto a definição dos custos essenciais é a utilização de softwares de controle. Como exemplo, considere os sistemas de gestão financeira, que permitem gerenciar todos os gastos em um único lugar.

Erros e desencontros de informação são problemas comuns para quem ainda se baseia somente nas planilhas tradicionais. Nos dias de hoje, é preciso tirar proveito da tecnologia. Ao aderir a esse tipo de software, além da otimização do controle de custos, você obterá uma série de vantagens, como:

  • previsão e gerenciamento de imprevistos;
  • cálculos detalhados do lucro;
  • identificação dos gastos desnecessários;
  • criação de relatórios diversos.

Ao somá-las, outro benefício virá: a melhora das tomadas de decisão. Isso sem falar no aumento da produtividade operacional, visto que esses tipos de sistema possibilitam a automação das tarefas.

Planeje até mesmo as situações mais comuns

Sim, é isso mesmo que você ouviu: planeje até as situações mais comuns. Como já se sabe, gastos temporários e contratações pontuais são circunstâncias normais em boa parte das organizações.

Quando tais episódios ocorrem, geram despesas secundárias — que, por sua vez, podem ser previstas com antecedência. Portanto, o planejamento é importante para que seja mantido algum recurso (parte do capital de giro) para os prováveis acontecimentos.

Vale destacar que fazer o controle de custos não significa somente gerenciar os gastos do momento, mas também pensar em maneiras de prevenir ou lidar com possíveis contratempos.

Gerencie os fornecedores com sabedoria

Outra dica que deve ser enfatizada é o gerenciamento dos fornecedores. Faça isso com sabedoria, buscando por parceiros que possam oferecer produtos ou serviços diversificados, além de boas condições de preço.

Quando se opta por um fornecedor de caráter duvidoso ou que não tenha a capacidade de manter suas condições, problemas podem surgir. Serviços mal feitos e que precisem ser refeitos servem como exemplo. Nesse caso, os gastos aumentarão.

Previsão de despesas e receitas

Para concluir, a recomendação é que, depois de definir os custos do negócio, o próximo passo seja registrá-los no sistema — software financeiro a que nos referimos acima —, prevendo as despesas e receitas esperadas. No mês seguinte, acompanhe os resultados e veja se as previsões serão alcançadas.

Essa prática é indicada para que se consiga manter o histórico de saídas e entradas. Após certo tempo, você conseguirá avaliá-lo de modo a determinar os pontos que podem ser eliminados em relação aos gastos.

Depois de ler este artigo e perceber a importância do controle de custos para o sucesso de uma instituição, nada mais justo do que dar atenção e muito cuidado a tal aspecto, não é mesmo?

E então? Gostou de aprender como fazer um controle de custos corretamente? Que tal, agora, conferir quais são as 4 variáveis na análise de crédito que devem sempre ser usadas? Até a próxima!

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