Fim dos dados das NF-es. E agora?

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Você consegue imaginar, nos dias de hoje, um funcionário que passa horas de seu expediente apenas digitando dados para alimentar planilhas? Pois é, mesmo que essa imagem tenha ficado no passado, a verdade é que ela está voltando novamente à realidade de muitas empresas que necessitam fazer verificações e validações de notas fiscais de seus clientes ou parceiros comerciais.

Isso ocorre, porque o Serviço Federal de Processamento de Dados (SERPRO) deixou de executar a distribuição de notas fiscais eletrônicas (NF-es) desde o dia 1º de setembro de 2020, restando aos interessados a opção de consulta via Portal Nacional.

Tal medida ocorreu em atendimento à Portaria 519, de 18 de março de 2018, que veda em partes o acesso ao conjunto de dados e informações relativos à NF-e por terceiros.

Ainda mais, para o cumprimento do Ajuste Sinief nº 16/2018 e do nº 17/2018, desde o dia 7 de julho de 2020, o acesso aos dados completos das NF-es pelo Portal Nacional só podem ser feitos para os participantes da operação comercial, isso significa que empresas que precisam validar uma nota, mas não estão envolvidas diretamente na operação comercial da respectiva nota fiscal, não conseguirão ter acesso aos dados completos.

Cabe ressaltar que as NF-es que possuem como destinatários pessoas físicas ou jurídicas que não possuem inscrição estadual não sofrerão essas restrições.

 

POR QUE OCORRERAM ESSAS MUDANÇAS?

Apesar de estarem dando dor de cabeça para muitos empresários e funcionários, essas mudanças estão embasadas em alguns fortes argumentos da Receita Federal e não há apontamentos para que retrocedam.

Em primeiro lugar, um dos motivos apresentados pelo governo é a garantia de estabilidade do servidor. De acordo com a Receita Federal, as consultas automáticas feitas no portal para obtenção de dados completos, através dos softwares utilizados pelas empresas, elevam a demanda de processamento e, por consequência, causam uma sobrecarga.

Por conta disso, o órgão responsável acaba recebendo um grande volume de reclamações dos usuários do sistema, os quais alegam dificuldades para acesso e para envio de documentos. Então, com menos “robôs” acessando o sistema para fazer a leitura de dados, espera-se melhor qualidade no serviço.

Além disso, outro ponto apresentado pelo governo federal como justificativa às mudanças é o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), uma lei de 2018 que tem como objetivo principal a proteção dos direitos de liberdade e de privacidade.

Assim, essas restrições de acesso são uma forma de garantir que os dados pessoais e jurídicos sejam preservados e protegidos contra acessos indevidos ou que firam os direitos fundamentais garantidos na legislação federal.

COMO ESSAS MUDANÇAS AFETAM A ROTINA DAS EMPRESAS?

De modo geral, qualquer alteração na política fiscal impacta nas empresas em menor ou maior grau, o que faz com que sejam necessários novos procedimentos ou o uso de soluções inovadoras para que não haja prejuízos.

Para as empresas que necessitam acessar NF-es vinculadas aos seus próprios CNPJs, seja para o cumprimento da obrigatoriedade de armazenar documentos fiscais pelo prazo de 5 anos, para a prevenção de notas frias ou por outros motivos, o que mudou é que não se tem mais a importação automática dos dados da forma como ocorria com os serviços do SERPRO.

Entretanto, o acesso ainda é permitido caso seja utilizada uma chave de acesso ou uma certificação digital. 

Por outro lado, no caso de empresas que precisam validar NF-es de seus clientes ou parceiros comerciais e não possuem seus CNPJs vinculados, a situação é um pouco mais complicada, pois, como visto acima, o acesso completo por terceiros não é mais aceito.

Assim, para uma empresa que trabalha com seguros ou financiamentos, por exemplo, a rotina de trabalho pode ser muito afetada, pois, com a inacessibilidade aos dados dos documentos fiscais, uma parte dos processos operacionais deve passar a ser realizada manualmente.

Na prática, isso pode representar danos à produtividade da empresa, uma vez que a alimentação de sistemas com os dados completos das notas fiscais feita de modo manual eleva o tempo de execução do processo e está sujeita a erros.

Desse modo, falar em dano à produtividade significa principalmente ter uma equipe ocupada em processos simples, ao invés de estar disponível para questões mais importantes, e correr o risco de ter retrabalho ou problemas mais graves devido a ocorrência de erros durante o processo.

Por isso, pensando nesse conjunto de problemas que podem aparecer para as empresas, a SOFTFOCUS desenvolveu uma nova capacidade em seu produto VALIDAGRO NFE, usado internamente na solução PROAGRO FÁCIL, software especializado em gestão de processos do Proagro destinado a cooperativas de crédito, instituições financeiras e bancos credenciados no programa.

CONHEÇA O VALIDAGRO NFE

O VALIDAGRO NFE é uma solução para automatização de consultas e validações de dados fiscais, e agora conta com a inovadora capacidade  de detecção e captação de informações de NF-es digitalizadas, o que oferece aos seus usuários maior agilidade e segurança na hora de captar dados de notas fiscais e migrá-los para o PROAGRO FÁCIL.

Desenvolvido com base na tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e aplicando algoritmos de IA (Inteligência Artificial) para detecção de padrões, a qual foi aprimorada para a leitura de NF-es pela SOFTFOCUS, permite ao seu usuário a extração dos dados de modo automático a partir da leitura de documentos digitalizados, complementando os dados básicos ainda acessíveis na Receita Federal.

Dessa maneira, as informações de uma NF-e podem ser extraídas e validadas com alto índice de confiabilidade em até 1 segundo, dispensando a necessidade da digitação manual dos dados e os riscos que a ação incorre, ganhando tempo e proteção na operação.

 

APENAS OS USUÁRIOS DO PROAGRO FÁCIL PODEM UTILIZAR?

Embora tenha sido desenvolvida pensando na rotina das instituições que trabalham com o Proagro, não é apenas a área de seguros rurais que foi afetada com as mudanças discutidas, por isso, a boa notícia é que essa é uma solução generalista, isso é, pode ser adaptada a qualquer outro ramo que necessite de uma leitura automatizada de NF-es.

Portanto, os recursos do VALIDAGRO NFE podem ajudar todas as empresas que hoje enfrentam as dificuldades que resultam das privações de acesso aos dados na Receita Federal, tornando os processos mais ágeis e seguros, o que reflete em maior produtividade e confiança.

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