NF-e automática: usando software na consulta de dados fiscais

 em Dicas

As organizações estão sempre em busca de resultados mais satisfatórios para seus negócios. Nesse contexto, a redução do tempo gasto com inúmeras operações tem sido um fator essencial para progredir.

Mas, com o avanço da tecnologia, ficou bem mais fácil otimizar as atividades. Por isso, contar com uma NF-e automática é a solução para qualquer empresa que deseja obter resultados mais eficientes, principalmente no setor financeiro.

Automatizar os processos fiscais significa torná-los cada vez mais eficientes e com possibilidades de erros bem baixas. Implantar um software na consulta de dados fiscais, portanto, implica em economizar tempo e, ainda, excluir parte da carga repetitiva dos profissionais.

Ficou interessado e quer saber mais sobre o uso de um software de nota fiscal? Então, continue a leitura e veja como ele pode ajudar na otimização de um negócio!

O que faz um software de nota fiscal?

Dentre as várias funções de um software, há algumas que são mais comuns. Confira:

Assinatura digital

Sabe-se que as notas fiscais devem ser assinadas digitalmente. Isso porque é tal processo que garante a veracidade dos dados.

Sendo assim, sem a assinatura, o documento não tem validade jurídica, pois não existe a garantia de que o emissor estava pronto para gerar a nota. Além disso, é a assinatura que garante que a nota não sofreu alterações por terceiros.

Validação do documento

Validação para o emitente

Assim que uma nota fiscal é gerada, a Sefaz (Secretaria de Estado de Fazenda) analisa alguns dados, como:

  • numeração da NF-e;
  • assinatura digital;
  • arquivo digital da NF-e;
  • regularidade fiscal do emitente;
  • emitente autorizado.

Caso haja erros na assinatura ou no formato do arquivo, a secretaria vai apresentar, por meio de códigos, o motivo da rejeição da nota fiscal. Portanto, uma ferramenta que faça a interpretação dessas falhas é fundamental, visto que, sem uma solução para o problema, a nota não será emitida.

Validação para o receptor

Verificar a validade da NF-e é um processo obrigatório para o destinatário, pois dados como CEP, razão social e endereço não são analisados pela Sefaz. Portanto, é imprescindível que, ao receber a nota, o software valide o documento — assim, você não vai correr o risco de estar com uma nota sem valor.

Envio de e-mail

Contar com uma ferramenta que envie e-mails de forma automática é útil em vários casos. E o próprio software encaminha um documento para o e-mail do destinatário.

Isso sem falar na possibilidade de enviar as notas automaticamente para uma lista de destinos. Dessa forma, transportadores e contadores também recebem os documentos sem dar trabalho para o emissor.

Qual a importância dessa ferramenta?

A consulta da NF-e automatizada garante diversas vantagens para o negócio — e, talvez, as principais sejam a segurança e o ganho de tempo. Trata-se de uma maneira de ter o controle das operações fiscais, acessando todas as informações de cada operador de crédito.

Se a empresa não conta com um software para a consulta automática da NF-e, certamente estará sujeita a falhas. Isso porque os profissionais responsáveis terão que fazer toda a consulta manualmente, podendo cometer até erros de digitação no número da nota fiscal, por exemplo.

Usar essa ferramenta, portanto, é sinônimo de mais agilidade e confiabilidade nos processos fiscais. E, claro, quanto maior é a demanda de notas, maior é a necessidade de automação.

O tempo que se deve dedicar aos processos fiscais acaba tornando o trabalho dos funcionários repetitivo e impedindo que o horário do expediente seja usado para outras necessidades mais produtivas. Mas a automação, com a ajuda de um software, faz com que a atividade seja mais ágil e demande menos tempo de dedicação da equipe.

Quais são os 3 benefícios trazidos pelo uso de um software de nota fiscal?

1. Gestão do negócio

Ao implantar um software para a consulta de notas fiscais, a companhia consegue organizar melhor as rotinas, oferecer um atendimento de qualidade aos clientes, criar metas e estratégias para atingi-las. Mas, acima de tudo, é possível evitar erros que incorreriam em notificações e fiscalizações.

2. Garantia do cumprimento da legislação

Já imaginou o problema que seria causado caso a empresa não cobrasse a nota fiscal do fornecedor ou, então, se os funcionários não a emitissem no momento da venda? Isso seria bastante prejudicial para os balanços do negócio, pois comprometeria o pagamento de impostos, com o risco de multas, e prejudicaria sua credibilidade.

Com o acompanhamento de todos os processos e uma rotina organizada, esquecimentos do tipo são evitados. E esse é um grande benefício que o software oferece!

3. Tempo para planejar o futuro

Com as atividades devidamente organizadas, a empresa ganha tempo para planejar seu futuro, promovendo melhorias. Veja outras vantagens:

  • inserção automática de dados do cliente, com base na integração com o sistema dos Correios;
  • facilidade no preenchimento de notas fiscais;
  • diminuição de erros humanos em processos;
  • eliminação de trabalhos manuais;
  • cálculo automático de impostos;
  • possibilidade de integrar o mesmo software com várias companhias.

Como o software de nota fiscal pode ajudar na otimização de seu negócio?

Imagine que uma empresa tenha que emitir, a apenas um cliente, uma nota fiscal de R$ 5,50 por mês. Agora, pense que seus funcionários terão de repetir esse processo manualmente para milhares de outros clientes.

Sem dúvidas, isso vai levar muito tempo, dará trabalho e, além de tudo, exigirá um pensamento fixo em cada valor da nota, sendo preciso calcular todos os impostos e cobranças. E tais procedimentos são exageradamente trabalhosos, concorda?

Por outro lado, o software consegue otimizar o negócio, automatizando todo o serviço. Afinal, o sistema vai fazer a leitura do código de barras na nota e terá acesso à Receita, realizando a baixa dos dados. Ou seja: conhecer essas informações é exatamente o que a empresa precisa para compreender a situação de cada cliente.

Integração e automatização de processos: entenda por que usar um software!

A facilidade no planejamento é, sem sombra de dúvidas, a vantagem mais importante de um software. Quando todos os indicadores de desempenho são identificados, é possível tomar decisões sábias e corrigir os erros antes que se tornem caros e graves. E, claro, não se pode deixar de ressaltar o ganho de tempo obtido ao integrar e automatizar os processos.

Por fim, temos o custo de implantação de um software, que geralmente é pago mais rapidamente do que o esperado. Afinal, a organização que se conquista após a implantação de um programa aumenta a produtividade (e, consequentemente, o faturamento) de modo significativo.

Contar com uma NF-e automática vai auxiliar os funcionários na realização de um trabalho muito eficiente. Assim, a ocorrência de erros diminuirá, ao passo que as emissões se tornarão cada vez mais rápidas.

Lembre-se de que é primordial buscar por uma empresa desenvolvedora de sistemas que ofereça uma abertura para a troca de informações durante todo o processo, a fim de entender suas reais necessidades.

Você ainda não conta com um software de nota fiscal? Então, entre em contato conosco agora mesmo e saiba como podemos ajudá-lo a trabalhar melhor!

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